Hoja de ruta para un onboarding online con éxito

A pesar de la digitalización progresiva de las empresas, hay ciertos momentos del ciclo profesional que siguen teniendo un fuerte componente presencial. ¿A cuáles me refiero?  Si hay uno que destacaría ese es el proceso de onboarding o inducción en una compañía.

La situación que estamos viviendo en las últimas semanas a causa del estado de alarma y las medidas que de él se derivan, está obligando a muchas compañías a establecer el trabajo en remoto para todos sus empleados. En muchos casos se están enfrentando también al reto de integrar en sus equipos a nuevos miembros, intentando salvar un gran obstáculo: la distancia.

¿Es posible realizar un onboarding online? Desde luego. El secreto reside en la adaptación y la creatividad para trasladar todas las etapas del proceso al nuevo entorno online en el que nos movemos.

Cierre del proceso de selección: las cosas claras

Ya has finalizado el proceso de selección y tienes claro que es el candidato ideal. ¿Cuál es el siguiente paso? Teniendo en cuenta el factor distancia y la coyuntura, es más importante que nunca presentar una carta de oferta sólida y firmada, que recoja todos los aspectos y condiciones laborales, tales como salario, beneficios sociales y detalles de la posición.

Es importante en esta fase proporcionar al candidato todo tipo de recursos para que conozca la compañía y su cultura empresarial. Por ejemplo, podemos mostrarle el workplace, cada vez más importante para las nuevas generaciones, a través de fotografías o aún mejor de una visita virtual, si esto fuera posible. Es el momento también de transmitirle nuestros valores corporativos, a través, por ejemplo, de vídeos corporativos o con testimonios de empleados.

Por otro lado, sería recomendable hablar con el candidato sobre el futuro de la compañía y si existe un plan de contingencia para afrontar la situación actual. Ofrecer confianza será una condición indispensable para que se decida a dar el paso, especialmente si actualmente se encuentra trabajando.

Una vez aceptada la oferta, es fundamental enviar el contrato y comentarlo en una videoconferencia punto por punto, de modo que no quede ningún detalle en el aire.

Primer día en la compañía: la prueba de fuego

Ciertamente ese primer día en la compañía no será como lo habíais imaginado, pero existen recursos e iniciativas originales que pueden ayudar a que sea lo más parecido posible.

Un aspecto importante del onboarding es la tecnología. Lo ideal sería que el nuevo empleado pueda contar con un equipo de la empresa, pero en caso de que no sea posible, es posible buscar alternativas para salvar esta situación de forma temporal, como un equipo de alquiler o la posibilidad de usar el suyo propio. En cualquiera de los casos, es fundamental que conozca el funcionamiento del soporte técnico para poder reaccionar con rapidez ante un incidente. Del mismo modo, la compañía deberá proporcionarle la información de contacto de todas las personas necesarias: responsable de Recursos Humanos, Finanzas, etc.

Por último, pero no menos importante, al igual que en circunstancias normales es habitual dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo, la tecnología nos permite hoy hacerlo de forma online. Organizar un “café virtual” en el que pueda poner cara a todo el equipo y hablar con ellos unos minutos facilitará mucho su integración en la compañía.

Primeras semanas: información dosificada

A partir del primer día, es el momento de que el nuevo empleado reciba toda la información y formación necesarias para desempeñar su labor. No hay que olvidar en este punto organizar un programa de videoconferencias one to one con aquellas personas de la compañía encargadas de explicar los procesos y herramientas que deberá utilizar en su día a día.

En esta fase también deberá recibir toda la formación corporativa inicial, por lo que aquellas compañías con una mayor implantación del e-learning jugarán con ventaja.

Como comentaba al inicio, hacer un proceso de onboarding a distancia es posible, pero requiere de un mayor esfuerzo, tanto por parte de la empresa como del candidato. Creo, sin embargo, que también puede servir para demostrar, en el caso del empleado su capacidad de adaptación a situaciones inciertas, y por parte de la empresa para medir el grado de implantación y el éxito de la tecnología y los nuevos modelos de trabajo, como el teletrabajo.