¿Te consumen mucho tiempo las tareas administrativas? Estas son las formas más rápidas de llevarlas a cabo

La mayoría de los trabajadores a cargo de las tareas administrativas se sienten, en algunas ocasiones, desbordados. Por suerte, hay formas de llevar a cabo dichas tareas de manera ágil y eficaz. Hoy te contamos seis consejos que te ayudarán a ejecutarlas de manera muy sencilla.

1. Mantén el orden

¿Eres de los que acumula recibos y facturas en una caja y no la vuelve a abrir en varios meses? No te preocupes, no estás solo. Muchas veces la administración financiera genera cierta incomodidad hasta al más común de los mortales, sobre todo, si tu profesión no tiene nada que ver con las tareas contables; y es que es habitual que nos veamos sobrepasados por todo el papeleo que se va acumulando y al final, el resultado es una montaña de documentos que resulta casi imposible abordar.

Para facilitar esta tarea es imprescindible mantenerlo todo ordenado. Organiza, clasifica y archiva tus recibos y facturas a medida que vayan llegando. Verás cómo en poco tiempo, recuperas el control de tu actividad financiera. Puedes clasificar los documentos según diferentes criterios: según la fecha, tema, proveedor… ve probando hasta dar con el método que mejor se ajuste a tus necesidades.

2. Invierte en aplicaciones y software útiles

Hay una serie de programas y aplicaciones de software que ahorran mucho tiempo a los trabajadores y profesionales independientes a la hora de llevar su administración. Son programas que permiten crear un presupuesto o una factura al instante, y registran automáticamente los ingresos y gastos en tu cuenta de empresa. Algunos programas de contabilidad cobran cuotas anuales o mensuales, pero la mayoría ofrecen períodos de prueba gratis, como ClearBooks, Allegro o QuickBooks.

3. No pierdas tiempo en tareas innecesarias

¿Por qué redactas un nuevo correo electrónico cada vez que deseas enviar el mismo mensaje? Es más fácil crear una plantilla para los correos electrónicos que envías regularmente como, por ejemplo, aquellos que hacen referencia a los ingresos o gastos reiterados.  Siempre te resultará más rápido redactar los mensajes una sola vez, creando tus propias plantillas y adaptándolas cada vez que las necesites.  

4. Analiza tus hábitos de trabajo

Para identificar las tareas a las que dedicas un tiempo innecesario es importante que analices tus propios hábitos de trabajo. ¿Cómo estructuras tu jornada laboral? ¿Cuántas veces te distraes con Internet cuando en realidad, tenías previsto hacer el pago de una factura?

Una vez que hayas analizado todo esto, podrás comenzar a cambiar tus hábitos. Muchos libros te dirán que se tarda 21 días en crear una nueva rutina, pero esto es un mito. Según un estudio reciente publicado por University College London, el cambio de conducta se interioriza dependiendo de la persona y sus circunstancias, y este proceso suele llevar en torno a dos meses.

5. Crea una nueva rutina

Puede que te resulte cómodo pagar inmediatamente cada una de las facturas que recibas. Pero cuando archivas una factura y realizas un pago online, estás interrumpiendo otra tarea. Ahorra tiempo dividiendo tu semana laboral en bloques. Por ejemplo: programa una mañana para gestionar todos los pagos. De este modo, evitarás tener que repetir el mismo procedimiento varias veces a lo largo de la semana.

6. Busca un perfil de contabilidad que te apoye en estas tareas

Sin duda, la contratación de un perfil contable no solo te ahorrará tiempo y esfuerzo, también, conseguirás optimizar tus gastos y maximizar tus beneficios. Un experto sabrá exactamente dónde puedes ahorrar dinero y se asegurará de optimizar tus gastos fiscales.  Además, recuerda: cuanto más trabajo administrativo realices con anticipación, mejor podrás organizar todas tus  tareas.

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