Cómo hacer un buen onboarding a nuevos empleados

El onboarding de empleados moldea las primeras impresiones y el compromiso a largo plazo. Antes de entrar en todos los detalles, aquí tienes un resumen rápido de lo que implica un onboarding efectivo.

En resumen:

• Este proceso en una empresa comienza antes del primer día con el pre-onboarding, marcando el rumbo mediante una comunicación clara y una bienvenida personalizada.
• Un primer día estructurado y una integración continua ayudan a que los nuevos empleados se sientan confiados, conectados y alineados con los objetivos de la empresa.
• Medir el éxito mediante comentarios, encuestas y listas de verificación permite mejorar continuamente y fortalecer la fidelización de empleados.
• Los errores más comunes incluyen la falta de preparación, la comunicación deficiente y tratar el onboarding como un evento único.

¿Qué es el onboarding de empleados?

El onboarding de empleados es el proceso de dar la bienvenida a un nuevo trabajador en una empresa. Incluye pasos que le ayudan a adaptarse a su puesto, conocer al equipo y familiarizarse con la cultura y los objetivos de la empresa. No se trata de un evento de un solo día; es un proceso más largo e intencionado que ayuda a los nuevos empleados a sentirse apoyados y preparados para contribuir. Aunque Recursos Humanos juega un papel clave, la responsabilidad se comparte entre toda la organización. Los managers, líderes de equipo y compañeros contribuyen a que los nuevos empleados se sientan conectados y seguros en su puesto.

Este puede marcar la diferencia en la experiencia del empleado. Recientemente lanzamos nuestra Guía de Onboarding para España, repleta de información, datos y herramientas prácticas para profesionales de RRHH y managers. La guía explica aspectos como: en qué consiste el proceso, detalla sus etapas clave y muestra cómo puede ayudar a que tu empresa crezca. Para consultar la guía completa, puedes descargarla aquí.

¿Cuáles son las diferentes fases del onboarding?

Un plan de incorporación exitoso suele incluir varias fases. Cada una ayuda a asegurar una transición fluida para el nuevo empleado. A continuación, se presentan las principales fases:

Pre-onboarding

El recorrido de onboarding en una empresa comienza antes del primer día. Cuando el pre-onboarding se hace bien, los nuevos empleados llegan sintiéndose informados, valorados y con ganas de empezar.

• Información práctica: Según el estudio de Michael Page, el 87% de los empleados recién incorporados considera esencial recibir detalles sobre su primer día con antelación.
• Toque personal: Envía un correo de bienvenida personalizado o un paquete con materiales corporativos u horarios. Esto ayuda a que el empleado se sienta valorado y entusiasmado por unirse al equipo.

El primer día  

El primer día establece la dirección de la experiencia del empleado. Es importante hacer que se sienta incluido y seguro de su decisión de unirse a la empresa.

• Desafíos: El 74% de los nuevos empleados dijo que no se organizó ningún evento para su primer día. El 49% consideró abandonar la empresa después del primer día.
• Soluciones: Asigna un compañero de la empresa (buddy), proporciona una agenda clara y organiza un pequeño evento de bienvenida. Estos pasos pueden marcar una gran diferencia.

Integración

Esta fase depende en gran medida de los managers y compañeros para ofrecer orientación continua y mantener la conexión.

• Conocimientos prácticos: Comparte los objetivos de la empresa, los códigos de conducta, la ética laboral y las herramientas de software.
• Desarrollo personal: Establece objetivos específicos para el puesto y ofrece mentoría o coaching.
• Integración social: Invita a los nuevos empleados a eventos de la empresa, almuerzos de equipo y encuentros informales. Esto les ayuda a construir relaciones.
• Onboarding remoto: El 57% de los nuevos empleados considera que el onboarding remoto es menos efectivo. Aumenta el compromiso mediante reuniones virtuales, compañeros de onboarding y kits de bienvenida creativos.

Según Small Business Trends, el proceso de onboarding promedio suele durar entre tres y seis meses. Algunas empresas extienden el onboarding más de seis meses para lograr una integración más profunda y un éxito duradero.

Medir el éxito y fomentar la mejora continua

Medir el éxito del onboarding ayuda a crear un entorno de apoyo, reduce la rotación y acelera la contribución de los nuevos empleados. También permite identificar qué funciona y qué se necesita mejorar para que la experiencia sea más efectiva.

Aquí hay algunas formas de medir y mejorar el onboarding:

• Feedback del onboarding: Pide a los nuevos empleados que compartan sus opiniones. Utiliza sus ideas para fortalecer el proceso.
• Encuestas: Comprueba cómo se sienten los empleados respecto a su onboarding. Pregunta sobre claridad, apoyo e integración en el equipo.
• Listas de verificación: Mantén un checklist de todos los pasos clave. Asegúrate de que cada nuevo empleado tenga una experiencia consistente.
• Mejora continua: Actúa según los comentarios que recojas. Revisa y ajusta el onboarding regularmente para mantenerlo actualizado.

¿Cómo puedes ayudar a los nuevos empleados a tener éxito desde el primer día?

Las primeras impresiones son importantes. Casi la mitad de los empleados ha considerado dejar la empresa después de su primer día, y más de una cuarta parte afirma que no recibió suficiente apoyo durante el onboarding. Errores comunes, como enviar documentación sin contexto o tratar el onboarding como una tarea puntual, pueden hacer que los nuevos empleados se sientan inseguros y desconectados. Un proceso de onboarding claro y bien planificado ayuda a evitar estos problemas y fomenta un mayor compromiso desde el primer día.  

Formas prácticas en las que los managers pueden asegurar un buen comienzo:

• Estar preparados: Configura herramientas, accesos y una agenda clara antes de que llegue el empleado. Asigna un buddy que lo guíe durante la primera semana.
• Fomentar la conexión: Programa conversaciones informales, almuerzos de equipo e introducciones sociales. Estos momentos ayudan a generar confianza y un sentido de pertenencia.
• Aclarar expectativas: Define objetivos desde el principio y explica cómo el puesto contribuye al éxito del equipo.
• Revisar regularmente: La retroalimentación frecuente ayuda a que los nuevos empleados se sientan apoyados y permite a los managers ajustar y mejorar la experiencia.

Un plan de onboarding estructurado y bien pensado aumenta la confianza, el compromiso y la fidelización. Para un manual completo, descarga nuestra Guía de Onboarding, que incluye estrategias y datos para todas las fases clave, y te ayuda a construir un programa que conduzca al éxito a largo plazo.