RECEPCIONISTA - FACTURACIÓN -DESPACHO BILBAO

Objetivo del puesto

Garantizar una atención presencial y telefónica excelente para clientes y visitantes del despacho, al mismo tiempo que se gestiona de forma rigurosa y ordenada el proceso de facturación, archivo documental y tareas administrativas clave para el funcionamiento del bufete.

Funciones principales

1. Atención al cliente y recepción

• Atención presencial a clientes, proveedores y visitas, garantizando una experiencia profesional y discreta.
• Gestión de llamadas y centralita: filtro, derivación y registro de mensajes.
• Coordinación de salas de reuniones: reservas, disponibilidad, preparación y mantenimiento del orden.
• Recepción, clasificación y distribución de correspondencia y mensajería.

2. Gestión de facturación

• Recopilación de información de los abogados para la elaboración de facturas.
• Emisión de facturas mensuales y puntuales (casos especiales, provisiones de fondos, honorarios pactados).
• Seguimiento y control de cobros, registro de pagos y envío de recordatorios o comunicaciones básicas a clientes.
• Archivo digital y físico de documentación contable y justificantes.
• Soporte en la preparación de informes de facturación para dirección o administración.

3. Soporte administrativo general

• Gestión y actualización de bases de datos de clientes y expedientes.
• Apoyo en la preparación de contratos, escritos o documentación jurídica sencilla (sin contenido legal, sólo administrativo).
• Control y reposición de material de oficina y coordinación con proveedores.
• Organización y archivo de documentación física y digital según políticas del despacho.

4. Coordinación interna

• Colaboración con el equipo jurídico para recopilar horas facturables, conceptos y estados de expedientes.
• Apoyo a Administración o Contabilidad en tareas puntuales relacionadas con cierres mensuales o auditorías.