¿Sufres de Reunionitis? 10 consejos para que las reuniones sean efectivas

¿Alguna vez has sentido que llegas al final de un día largo de reuniones con la sensación de que ha sido poco productivo? Y no solo eso… tu bandeja de entrada está colapsada de emails que no has podido leer aún y no has avanzado nada en el trabajo que tenías planificado para ese día. Pues bien, sufres de “reuninitis”. Diagnóstico muy común en la mayoría de las empresas, que impiden y dificultan la optimización del tiempo y en consecuencia, la productividad. Fenómeno que hace referencia, además, al hecho de convocar una reunión como único recurso de colaboración en un entorno laboral. Pero si por cada suceso que ocurre en la empresa es necesario reunirse, al final, las reuniones se convierten en un impedimento a la productividad. Todos, por un motivo u otro, nos hemos encontrado ante este fenómeno.

Cuando el objetivo es sólo informar a los equipos de una acción o acontecimiento interno, éste puede ser comunicado a través de las herramientas colaborativas o de comunicación interna utilizada por cada empresa: Intranets, Slack, Skype o incluso, enviando al equipo un sencillo email. Bajo mi punto de vista, debe existir un objetivo más allá de la mera información, para reunir a tantos miembros de una compañía y debemos ser conscientes de la importancia del tiempo como elemento productivo y motor de la compañía.

Encontramos diversos motivos por lo que las reuniones no resultan tan efectivas como nos gustaría. Por ejemplo: en algunas ocasiones, la finalidad no está claramente definida; en otras, no hay una preparación previa a través de un acta al que todos los asistentes tengan acceso e incluso, en algunas ocasiones, nos encontramos en reuniones donde hay varias personas que no saben o no entienden cuál es su rol o no tienen un papel activo. En este último caso, lo más oportuno siempre es detectarlo y prescindir de ellas. De igual manera, si el rol de una persona sólo se limita a escuchar, seguramente será más productivo para ella leer las notas una vez finalizada la reunión.

Ya hemos definido los errores más comunes que afectan a la falta de productividad de las reuniones. Pero entonces, ¿cómo debería ser organizada una reunión realmente efectiva y productiva? Os muestro algunos consejos que suelo aplicar en mis reuniones y que me sirven para optimizar al máximo los tiempos y los resultados:

Definir objetivos claros: para ello, el organizador debe cuestionarse qué quiere conseguir una vez termine la reunión.
Invitar solo a las personas que van a tener un rol activo: muchas veces intentamos involucrar a demasiadas personas y terminamos convirtiendo la reunión en una conversación poco productiva. Convocando a los principales responsables de área, evitaremos que algunos asistentes sientan que pierden el tiempo.
Enviar un acta a todos los asistentes previamente: todos deben tener conocimiento de los diferentes puntos que serán tratados en la reunión. Por lo tanto, es importante que quien convoque, envíe información para que los asistentes estén al tanto y puedan preparar material en caso de ser necesario.
Puntualidad: aunque este consejo sea básico, es importante recordarlo. Todo aquel que llegue puntual causará mejor impresión que el que no lo haga. Esto se aplica tanto en reuniones presenciales como virtuales.
Repasar los logros: si se trata de una reunión recurrente, es recomendable empezar con la revisión de los puntos acordados en la última reunión, así como evaluar si se han cumplido o no.
Elegir bien el horario: en mi opinión, debemos intentar que las reuniones se realicen en horarios que no reduzcan la productividad del equipo. Por ejemplo, podríamos realizarlas a primera hora de la mañana, antes de comer o justo después, o final de la mañana. No es obligatorio, pero es lo que yo intento hacer en mis reuniones para poder después trabajar lo que resta de jornada y no cortar lo que estoy haciendo.
Ser efectivos en tiempo: si se acuerdan 30 minutos de reunión, este tiempo se debe cumplir para no afectar el resto del tiempo de los participantes.
Tener un coordinador o moderador de la conversación: disponer de una persona que coordine el tiempo de participación de cada asistente, para ofrecer a todos por igual la oportunidad de dar su punto de vista y no monopolizar la conversación.
Tomar notas de la reunión: anotar toda la información relevante y compartirla a posteriori, con todos los participantes y personas a las que afecte. De este modo, podremos enviar estas notas (acta de reunión) y todo el mundo estará informado.
Cierre de la reunión: es fundamental cerrar la reunión definiendo los próximos pasos a seguir, así como las personas responsables de llevar a cabo las siguientes acciones.

Personalmente, creo en las reuniones que permiten intercambiar diferentes puntos de vistas y construir de manera conjunta. Además, son la oportunidad perfecta para identificar la capacidad de liderazgo en algunos miembros y fomentarla.

Estos diez consejos te ayudarán a evitar que el equipo se desmotive por sentirse poco productivo y les facilitará una visión clara respecto a hacia dónde se dirige la empresa, y ellos mismos.